Documents & Coffre-fort

Le module Documents centralise le stockage et la gestion des documents de votre organisation, avec un coffre-fort numerique securise conforme a la norme NF Z42-020.

Fonctionnalites cles

• Coffre-fort numerique : stockage securise conforme NF Z42-020
• Documents RH : contrats, bulletins de paie, attestations par employe
• Documents vehicules : carte grise, assurance, controle technique
• Documents affaires : plans, devis signes, photos d'intervention
• Accuse de reception : preuve de depot et de consultation
• Tracabilite : historique complet des acces et modifications

Premiers pas

1. Accedez au module concerne (RH, Flotte, Travaux, etc.)
2. Ouvrez la fiche de l'element (employe, vehicule, affaire)
3. Accedez a l'onglet Documents
4. Cliquez sur Ajouter un document
5. Selectionnez le fichier et renseignez les metadonnees

Coffre-fort numerique

Le coffre-fort offre un stockage securise pour les documents sensibles :

Conformite NF Z42-020

Le coffre-fort respecte la norme francaise NF Z42-020 relative a l'archivage electronique :

• Integrite : verification de l'integrite des documents stockes
• Perennite : stockage durable avec formats perennes
• Tracabilite : journal complet des operations (depot, consultation, modification)
• Confidentialite : acces restreint aux utilisateurs autorises

Accuse de reception

Chaque depot de document genere un accuse de reception qui atteste :

• La date et l'heure du depot
• L'identite du deposant
• L'empreinte numerique du document

Types de documents

Documents RH

Associes aux fiches employes, accessibles depuis le module RH ou la vue 360 employe :

• Contrats de travail
• Avenants
• Bulletins de paie
• Attestations et certificats
• Justificatifs divers

Documents vehicules

Associes aux fiches vehicules, accessibles depuis le module Flotte ou la vue 360 vehicule :

• Carte grise
• Attestation d'assurance
• Rapports de controle technique
• Rapports de maintenance
• Factures d'entretien

Documents affaires

Associes aux affaires et interventions, accessibles depuis le module Travaux ou la vue 360 affaire :

• Plans et schemas
• Devis signes
• Photos d'intervention
• Bons de livraison
• Proces-verbaux de reception

Formats acceptes

Type	Extensions
Documents	PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX
Images	JPG, JPEG, PNG
Archives	ZIP

Taille maximale

La taille maximale par fichier est de 10 Mo. Pour les fichiers plus volumineux, il est recommande de les compresser avant l'envoi.

Securite des documents

• Chiffrement : les documents sont stockes de maniere securisee
• Isolation : les documents de chaque organisation sont completement isoles
• Acces controle : seuls les utilisateurs avec les permissions appropriees peuvent consulter ou modifier les documents
• Conservation : les documents supprimes sont conserves pour l'audit avant effacement definitif

Permissions requises

Permission	Description
hr:view_documents	Consulter les documents RH
employees:read	Acces aux fiches employes et leurs documents
vehicles:read	Acces aux fiches vehicules et leurs documents
interventions:read	Acces aux documents d'intervention

TIP

L'acces aux documents est conditionne par la permission de lecture du module parent. Par exemple, pour voir les documents d'un vehicule, il faut avoir vehicles:read.